こんにちは。湘南クリニックデザインです。
内装工事の完成が近づいたら、開院後の使い方を確かめる準備も進めておきたいところです。図面で確認していた内容も、実際に受付に立ち、備品を置いてみることで気づくことがあります。引き渡し前から確認の日程と担当者を決め、工事や機器の搬入状況に合わせて、診療の流れを模擬的にたどってみましょう。
ここでご紹介するのは、日常の運用を確かめるための確認です。法令に基づく検査や開設に必要な申請・届出を代替するものではありません。各手続きは、所管の窓口と確認しながら別途進めてください。
1.受付から会計まで患者様の立場でたどる
リハーサルでは、スタッフが患者様役になり、入口から受付、待合、診察、会計、退室までを順番にたどります。初診と再診、付き添いの方がいる場合など、実際に想定する来院場面をいくつか用意すると、確認する内容が具体的になります。
入口から受付がわかるか、記入する場所と筆記具があるか、呼ばれた後にどこへ進むか迷わないか。椅子に座る、荷物を置く、扉を開けるといった動作も試してみましょう。スタッフ側からだけでは気づきにくい点を確かめられます。
院内の案内や呼び出しの方法も、予定している運用に合わせて試します。電子カルテや予約・会計システムは、提供会社に確認したテスト方法を用い、実在の患者様の情報や本番の請求に影響しないように進めます。
2. スタッフの役割と業務が重なる場面を試す
一人ずつの作業を確認できたら、複数の業務が同時に起こる場面を試します。受付中に電話が鳴る、会計対応と次の患者様の案内が重なるなど、通常の診療で起こりそうな場面を設定しましょう。
このとき、作業にかかった時間だけでなく、誰が何を判断するか、手が離せないときに誰へ引き継ぐかも確認します。電話の取次ぎ先や、患者様にお待ちいただくときの案内が曖昧なら、その場で対応を整理しておきます。
参加者には、気づいた点を記録する担当も設けるとよいでしょう。実際に動いている人だけでは、立ち止まった場所や、物を探していた場面を見落とすことがあります。短い場面ごとに振り返り、修正後にもう一度試すと確認しやすくなります。
3. 備品を置き補充と片付けまで確かめる
収納は、棚の数だけでなく、使用する物が実際に収まるかを確認します。書類や消耗品、清掃用品などを予定の場所に置き、引き出しや扉を開けた状態で周囲の作業に支障がないかも見ておきましょう。
よく使う物の定位置と、予備を保管する場所は分けて考えます。取り出して使うところから、補充、片付けまでを一続きで試すと、必要な表示や置き場がわかります。医療材料や薬品などは、院内の管理手順や製品の保管条件に沿って確認してください。
まだ届いていない物は、寸法を記した箱などで配置を仮に確かめ、実物が届いた後の再確認事項として残します。仮置きで問題がなかったことを、そのまま最終確認済みにしないことが大切です。
4. 設備の操作説明を日々の作業につなげる
照明や空調、換気、給湯、鍵などは、担当者から操作説明を受けるだけでなく、実際に使うスタッフも手順を確認しておきましょう。朝に何を入れ、診療中に何を調整し、終了時に何を切るかを整理すると、引き継ぎに使える記録になります。
常時稼働が必要な設備や機器は、メーカーや施工担当者に確認したうえで、停止してよいものと区別します。ブレーカーやネットワーク機器なども、自己判断で操作せず、異常時の連絡先と対応範囲を確認しておくことが大切です。
取扱説明書、保証書、鍵の一覧、保守窓口の情報は、必要なときに取り出せる場所へまとめます。担当者しか保管場所を知らない状態を避け、スタッフ間で共有しておきましょう。
5. 気づいた点は担当者と再確認日まで記録する
確認中に見つかった不具合や疑問は、場所、状況、写真、確認日を一覧にします。「扉が使いにくい」だけでなく、「荷物を持つと取っ手に手が届きにくい」など、どの動作で気になったかを残すと相談が具体的になります。
そのうえで、工事の修正が必要なこと、機器業者に確認すること、院内の運用で調整することを整理します。対応する人と予定日、対応後に確認する人まで決め、未対応の項目が曖昧なまま残らないようにしましょう。
現地でのリハーサルは、工事担当者と安全に使用できる範囲を確認して実施します。搬入や設定が引き渡し後になる項目は、開院までの別日程で確認を予定しておくと安心です。
湘南クリニックデザインでは、クリニックの設計・施工に関するご相談を承っています。開院後の使い方も見据えた空間づくりについて、お気軽にご相談ください。
